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Einführung und Anwendung eines ERP Systems: Hindernisse umgehen

In einer modernen Unternehmens-IT ist die ERP Software das Herzstück. Allerdings gibt es bei der Einführung vom ERP-System im Unternehmen auch einige Fallstricke. Neben dem Risiko bieten die gerade in den letzten Jahren extrem weiterentwickelten Software-Lösungen aber auch viele neue Chancen, zum Beispiel durch die Integration von  Anwendungen aus dem Bereich der Künstlichen Intelligenz (KI). Welche Hindernisse bei der Einführung und Anwendung eines ERP Systems umgangen werden sollten, erklären wir in unserem Beitrag.

Gerade jetzt, wo in den Unternehmen die Digitalisierung an allen Ecken und Enden um sich greift, richten viele Verantwortliche in den Betrieben ihre Aufmerksamkeit noch stärker auf die Einführung von einem ERP-System. Damit können sie in ihrem Unternehmen eines der schlagkräftigsten Tools der Digitalisierung installieren – unabhängig von der Unternehmensgröße. Damit die Einführung der ERP Software nicht zur unüberwindbaren Mammutaufgabe wird, sollte man sich gut vorbereiten und das Projekt zielgerichtet und detailliert planen.

Was ist ein ERP-System?

Moderne ERP-Systeme sind heute ein unverzichtbarer Baustein der Digitalisierung im Unternehmen und helfen dabei, die Wettbewerbsfähigkeit der Firmen weiter zu stärken. Ein ERP (kurz für: Enterprise Resource Planning) beschäftigt sich mit der Verwaltung von Ressourcen im Unternehmen. Im Idealfall unterstütz das ERP-System das Unternehmen bei sämtlichen Geschäftsprozessen. Verschiedene ERP Module können beispielsweise sein: Beschaffung, Produktion, Vertrieb, Anlagenwirtschaft, Personalwesen, Finanz- und Rechnungswesen, Warenwirtschaftssystem uvm.. Mit einer komplexen ERP Software wird der Datenfluss zwischen den einzelnen Modulen ermöglicht. Dabei ist es wichtig, dass die unternehmensweit verwendeten Informationen normalisiert werden. Sie sollten also im gesamten Unternehmen auf gemeinsamen Definitionen und Benutzererfahrungen basieren. So kann sichergestellt werden, dass jeder Mitarbeiter in der Firma, von der obersten bis zur untersten Ebene, dieselben Daten erstellen, speichern und nutzen wird, welche durch gemeinsame Prozesse gewonnen wurden. Hier wird auch schnell klar, dass in der typischerweise angelegten Datenbank, die Daten unbedingt sicher und zentralisiert abgespeichert werden sollten.

Veränderung annehmen als Herausforderung #1

Die Einführung einer neuen Software kann zu einem der treibenden Erfolgsfaktoren für ein Unternehmen werden, wie es beispielsweise eine aktuelle Studie vom Fraunhofer-Institut für Intelligente Analyse- und Informationssysteme IAIS belegt. Aber äußerst wichtig für den Erfolg der Umstellung ist, dass man die Veränderung akzeptiert und ihren Nutzen für alle sichtbar macht. Der Faktor „Mensch“ sollte hier noch vor der Einflussgröße „Technologie“ stehen. Nur wenn alle Mitarbeiter im Unternehmen auf diesem Prozess mitgenommen werden und den damit angestrebten Wandel verstehen, annehmen und umsetzen, kann die Softwareeinführung erfolgreich gelingen.

Bedürfnisse und Anforderungen definieren

Bevor die Softwareumstellung praktisch angegangen wird, beispielsweise mit einem neuen ERP-System von abas, sollten die unternehmenseigenen Bedürfnisse und Anforderungen genau abgegrenzt werden. Wichtige Fragen können hierbei sein:

  • Wie weit reicht der Planungshorizont voraus?
  • Wie sollen sich die Geschäftsprozesse in Zukunft darstellen?
  • Wie sieht die Unternehmensstruktur zukünftig aus?
  • Wann wird der Return on Investment für die potenziellen Technologieinvestitionen erwartet?
  • Gibt es eine Strategie zur digitalen Transformation und wie sieht diese aus?

Sich nicht zu sehr in Technologien verlieben

Wer sich schon zu Beginn zu sehr für die technologische Seite begeistert, ohne zu schauen, ob mit ihr auch die Bedürfnisse des eigenen Unternehmens überhaupt berücksichtigt werden können, begeht gleich am Start einen meist folgenschweren Fehler. Natürlich sind Dinge wie künstliche Intelligenz (KI), das Internet der Dinge (IOT), neue Cloud-Technologien (Cloud ERP) oder Big Data anfangs sehr verlockend, aber all diese Innovationen sind völlig bedeutungslos, wenn sie das Business des Unternehmers nicht unterstützen und wenn sie nicht auf die geplanten strategischen Ziele abgestimmt sind. Vor der Umsetzung mit neuer Technologie kommen als erst einmal die Überlegungen zur Geschäftsstrategie sowie zur Verbesserung von Geschäftsprozessen und der Organisationsstruktur.

Bilder: © Carlos Muza, Markus Spiske, Glenn Carstens-Peters, KOBU Agency Unsplash.com

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